職場の業務改善のすすめ 第1回 「あなたの職場に業務改善が必要なわけ」

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管理人

加藤雅久(かとう・がく)

名古屋生まれ(仙台在住)

業務改善・コミュニケーション向上エキスパート

早稲田大学政経学部(政治)卒

MBA(戦略的経営専攻)

英検1級

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人口減少社会を迎える日本

ずばり言えば、日本の労働人口が減少しているからです。

従来のように、忙しい部門にたくさんの人を雇い入れて、残業をたくさんさせて増大する仕事量に対応するというビジネスモデルがもはや通用しなくなりつつあります。

売り手市場になった今では、忙しすぎる仕事、職場を敬遠するので、そういう会社に人はあつまりません。女性がこれまで以上に社会進出するでしょうが、残業時間の多さ、有給休暇取得率は、就職活動する学生の大きな関心事です。

派遣社員を雇って、正社員の穴を埋めるのも、派遣期間の規制の導入で、同じ職場での長期間の受け入れはできなくなりました。期間終了の度に、違う人に習熟度ゼロから教えてはじめるということになります。

また、職場に、シニア社員、契約社員、パートなど有期雇用契約の人たちが働き、フレックス労働、短時間勤務、在宅勤務など様々な働き方をする人を受け入れて、活用しないと業務がたちいかなくなる日も遠くないでしょう。

こうした状況を踏まえて、正社員が、いままで通りの仕事を、残業時間を増やさないで行うように働き方を変えていかなければなりません。

働き方変革のながれ、労働生産性の向上

働き方改革は、業務の標準化が中心に議論されることが多いですが、問題の本質は、労働生産性にあります。長い間、「サービス残業」を顕在化させないことで、労使双方が、労働生産性についての真剣に取り組んでこなかったことが、「競争に勝つためにはより長く働くこと」を美徳とする会社文化を是認してきたのです。

今、その生産性を向上させるとことは、日本にとって喫緊の課題となりつつあります。これは、グローバル化でも、市場競争の激化でも、経済の低成長でもなく、日本の人口の急激なる減少という内政問題から生じる問題なのです。

もちろん、長時間労働、特に長時間の残業時間による過労死、ストレスからのうつ病などの発症が社会問題化しており、メンタルヘルス対策が進む一方で、残業時間の短縮が労働問題として企業が取り組まなければならない状況になっていることも大きな背景です。

そして、このことは、労働者である私たちにとっては、場合によっては会社の将来より深刻な問題です。ストレスで病気になって仕事ができなれば、会社が健全でも給料がもらえない状況に追い込まれるかもしれないのです。また、人生の意味から考えて、仕事のために自分や家族の健康、生活がダメになるのはおかしな話しです。

企業価値から考えても、働く人の生産性が高くないのは、企業の成長を考える上でも大きな損失になっていくことでしょう。定常業務(ルーチンワーク)に関わる時間をなるべく、創造性に向けて、経済的なイノベーションをもたらすような時間に振り向けてもらわなければ、AI時代の競争に遅れをとってしまいます。

業務改革の指標が生産性であるべき理由

ホワイトカラー業務は、ブルーカラーと比較して、自由度が高く、クリエイティブで、難易度が高い仕事であり、効率、生産性を言われたら、良いアウトプットができないという反発が必ずでます。

また、生産ラインの仕事とは異なり、ホワイトカラーの仕事は、個人で完結する部分が多く、管理職も、仕事の遅い早いは、個人の能力だから仕方がないこと、マネジメントでどうこうできることだと思っていないからでしょう。

それだと、出来る人(事務処理能力の高い人)は、さっさと自分の仕事を仕上げ、出来ない人は、残業、自宅持ち帰りをするか、出来る人に助けてもらうというパターンが定着して、その人の能力の向上=成長=は会社キャリアではのぞめないことになってしまいます。個人の自助努力だけに任せておいては、改善も難しいし、放置しておけば、会社としても損失です。

理想的な働き方サイクルとは

Googleでは、社員がその労働時間の20%を新しい仕事に使って良いというしくみがあるそうなのですが、業務改善による労働時間の短縮により、その時間をどう生かすのかというと、まさにクリエイティブな仕事の質の向上、新しい分野の勉強、イノベーションを起すビジネスモデルの開発に使っていくのです。

創造性を発揮する仕事をするには、自由であること、そして毎日の仕事に追いまくられていては、とてもなりたちません。ですから、ホワイトカラー職場でも、(1)業務改善をするためのスキルアップ策(管理職)=One for all、All for oneのチームへの貢献精神、(2)部下の育成=促成栽培で、すぐにチームに貢献、という2つが大変重要になると思います。

もちろん、日本人の強いである、チームワークの力を活用することは大切です。チームワークでチーム(組織)全体の生産性を上げることによっても、個人個人の時間的な「余剰」は生まれ、それを「創造性」に割り振るという考えです。人には得意、不得意分野もありますから、チームメンバー同士でそれを補いあって、全体としてチームの力を強くしていくのは、日本的経営の強みとして使えます。ただ、あらゆる分野に秀でたハイパフォーマーをどう成長させるかという課題と、チーム力でカバーするだけでなく、個人のレベルも底上げするという人材育成も怠ってはいけません。モチベーションを維持させることも、管理職、会社の重要な役目です。

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